บริหารเวลาเป็น จะไม่เห็นดินพอกหางหมู ด้วยเทคนิค ​OHIO

วันที่: 13 มิ.ย. 2566 09:33:34     แก้ไข: 15 มิ.ย. 2566 14:29:39     เปิดอ่าน: 722     Blogs
OHIO ไม่ใช่ชื่อรัฐ แต่ย่อมาจาก.."Only Handle It Once"
ซึ่ง หลักการ OHIO มีอยู่ว่า เมื่อเริ่มทำงานไหนก็ตามควรพยายามทำมันให้แล้วเสร็จรวดเดียว หรือ ให้มากที่สุดเท่าที่ทำได้ 

ทำไมต้องรวดเดียว?

เพราะว่าคนเราจะใช้เวลาสักครู่กว่าจะเกิดสมาธิและโฟกัสกับงานได้ แต่เมื่อไม่จบงาน นั่นหมายความว่า ในครั้งหน้าเราต้องมาเสียเวลาเริ่มทำสมาธิใหม่อีกครั้ง เพื่อให้เกิดโฟกัสใหม่

ดังนั้น การเลือกจะผลัดวันประกันพรุ่งนี่แหละ ที่ทำให้งานของคุณจะยิ่งยากและใช้เวลาจัดการกับนานขึ้น โดยเฉพาะ "งานเล็กๆ น้อยๆ" นี่แหละ ตัวดีเลย
ตัวอย่างที่เห็นได้อย่างชัดเจน เช่น เมื่อเวลาบิลค่าไฟมา และเราก็รับรู้ยอดเงินที่ต้องจ่ายแล้ว แต่กลับคิดว่า "เดี๋ยวไว้ค่อยจ่ายก็ได้"   จนเผลอวางบิลนั้นไว้ พอถึงเวลาจะไปจ่าย กลับหามันไม่เจอ จนต้องเสียเวลาหาอีกเป็นสิบๆ นาที หรือ เป็นวันก็มีให้เห็น

ในการทำงานเอง การผลัดวันประกันพรุ่งแบบนี้ ก็เช่น เวลาที่เราได้รับอีเมล์ในประจำวัน แต่เมื่อเปิดแล้วก็เก็บเอาไว้ทำยามว่าง สะสมไปสะสมมา สุดท้ายอีเมล์ก็คั่งค้าง จนบางที ก็ลืมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องไปแล้ว ต้องเสียเวลามาทบทวนข้อมูล หรือ ตรวจสอบกับผู้เกี่ยวข้องใหม่ หรือ บางคนถึงกับลืมตอบก็มี และอาจเป็นที่มาของ "งานงอก" ในภายหลังได้เช่นเดียวกัน

นอกจากนี้ เมื่องานที่รับมาจะยิ่งงอก ยิ่งขยายยิ่งยุ่งยาก ยิ่งเร่งด่วน (ถ้ามีเดดไลน์)  และยิ่งเครียดกว่าเดิม จนคุณอาจคิดไม่ออกว่าจะทำยังไงกับมัน หลักการ OHIO จึงบอกให้ Just do it! ลงมือทำมันให้เสร็จเถอะ นั่นเองครับ 

ถึงตรงนี้ หลายคนอาจนึกในใจ แหมๆ พูดแล้วเหมือนง่าย ทำจริงมันยากนะครับ

ใช่ครับ! มันก็ยากจริงๆนั่นแหละ
แต่ต้องทำให้ได้ครับ เพราะมันจะช่วยให้เราใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพกว่าเดิม

เคล็ดลับที่จะช่วยได้ มีดังนี้ครับ

1. เมื่อมีงาน เข้ามา ตัดสินใจเลยว่าจะทำ หรือ ไม่ทำ โดยดูว่า
  • งานเหล่านั้น มีผลกระทบต่อเรามากน้อยแค่ไหน (อาจใช้หลัก 20:80 ช่วยตัดสินใจก็ได้ครับ)
  • ถ้ามี และใช้เวลาทำให้จบได้ทันที 
  • ทำเลยครับ!!
2. งานที่ใหญ่มากๆ จบไม่ได้ทันที ทำยังไง?
  • วิธีแรก คือ แบ่งเป็นส่วนๆ และกำหนดเป้า ที่จะทำได้ในวันนั้นๆ ครับ
  • อีกวิธี ถ้าพิจารณาแล้วว่าต้องหาข้อมูลก่อน ถึงทำได้ ให้โน้ต หรือ ตั้งเตือนไว้ครับ ว่าจะทำวันไหน  
  • เมื่อถึงเวลา...ทำเลยครับ!!
แน่นอนว่า หลายครั้งมีปัจจัยภายนอกมาเบียดบังเวลาของคุณ นั่นเป็นเหตุสุดวิสัยครับ แต่หากเป็นช่วงเวลาใดที่เราคุมได้ จงทำมันให้แล้วเสร็จ ก่อนที่จะมีคนอื่นมารบกวน ไม่อย่างนั้น งานเย็นจะกลายเป็นงานร้อน งานเล็กจะกลายเป็นงานใหญ่ และใช้เวลามากกว่าเดิม

ถ้าจะให้ได้ผลลัพธ์ ลองฝึกกับกองอีเมล์ในวันพรุ่งนี้ดูก่อนก็ได้นะครับ

บทความและภาพกราฟฟิค โดย

Aniruth Tulsuk (อนิรุทธิ์ ตุลสุข)
Sr. Consultant & Facilitator-CFG 
 
M.A. Industial and Organizaional Psychology, Thammasat University
Former Learning & Development Manager, FMCG/Property
Interesting Areas:
Startup Business, Leadership Development, Behavioral Change,Trait & Personality, Visual Thinking
 

บทความอื่นๆ ที่น่าสนใจ

5 กลยุทธ์ผู้นำที่ทำให้เกิด High Performance Environment การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วในวันนี้ หัวหน้างานที่ยังคงต้องทำบทบาทในการปรับทีมงานให้พร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลงเสมอ เพื่อให้เกิดบรรยากาศแบบ High Performance Environment หรือ ทีมงานมีไฟมีพลังสู้รบกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ซึ่ง 5 วิธีที่หัวหน้าสามารถเริ่มทำได้ทันที ได้แก่
5 กลยุทธ์ผู้นำที่ทำให้เกิด High Performance Environment

การเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วในวันนี้ หัวหน้างานที่ยังคงต้องทำบทบาทในการปรับทีมงานให้พร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลงเสมอ เพื่อให้เกิดบรรยากาศแบบ High Performance Environment หรือ ทีมงานมีไฟมีพลังสู้รบกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ซึ่ง 5 วิธีที่หัวหน้าสามารถเริ่มทำได้ทันที ได้แก่

ทำไม? เมื่อผู้นำตั้งใจทำดีมากไป ผลที่ได้กลับกลายเป็นร้ายในทันที คุณมักได้ยินคำแนะนำมากมายเกี่ยวกับการเป็นผู้นำที่ดี เช่น ต้องรับฟังให้เยอะพูดให้น้อย ต้องเข้าอกเข้าใจ ต้องพัฒนาเรียนรู้ตลอดเวลา ต้องมีเหตุผล ต้องแสดงความรับผิดชอบและทำให้งานสำเร็จ สิ่งต่างๆเหล่านี้ ล้วนเป็นการกระทำที่ดีทั้งนั้น แต่รู้ไหมว่า จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าคุณทำสิ่งข้างต้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากเกินไป
ทำไม? เมื่อผู้นำตั้งใจทำดีมากไป ผลที่ได้กลับกลายเป็นร้ายในทันที New

คุณมักได้ยินคำแนะนำมากมายเกี่ยวกับการเป็นผู้นำที่ดี เช่น ต้องรับฟังให้เยอะพูดให้น้อย ต้องเข้าอกเข้าใจ ต้องพัฒนาเรียนรู้ตลอดเวลา ต้องมีเหตุผล ต้องแสดงความรับผิดชอบและทำให้งานสำเร็จ สิ่งต่างๆเหล่านี้ ล้วนเป็นการกระทำที่ดีทั้งนั้น แต่รู้ไหมว่า จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าคุณทำสิ่งข้างต้นเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากเกินไป

การสื่อสาร 3 มิติ ที่หัวหน้าต้องรู้ เพื่อให้งานได้ผลลัพธ์ ถ้าพูดว่าการทำงานหลักๆของผู้บริหาร หรือหัวหน้า คือการสื่อสาร ภาพในหัวของหลายคนก็จะมีภาพว่าหัวหน้าต้อง present ได้เก่ง โน้มน้าวหรือ พูดได้รู้เรื่อง ซึ่งก็นับว่า จริง แต่แค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น เพราะผู้บริหารมีหน้าที่ต้องบริหารคนให้ทำงานให้บรรลุเป้าหมายให้ได้ ดังนั้นการสื่อสารของหัวหน้าจึงมีหลากหลายมิติ โดยถ้าแยกแบบคร่าวๆ ก็จะมีอยู่ 3 มิติ ดังนี้
การสื่อสาร 3 มิติ ที่หัวหน้าต้องรู้ เพื่อให้งานได้ผลลัพธ์ New

ถ้าพูดว่าการทำงานหลักๆของผู้บริหาร หรือหัวหน้า คือการสื่อสาร ภาพในหัวของหลายคนก็จะมีภาพว่าหัวหน้าต้อง present ได้เก่ง โน้มน้าวหรือ พูดได้รู้เรื่อง ซึ่งก็นับว่า จริง แต่แค่ส่วนหนึ่งเท่านั้น เพราะผู้บริหารมีหน้าที่ต้องบริหารคนให้ทำงานให้บรรลุเป้าหมายให้ได้ ดังนั้นการสื่อสารของหัวหน้าจึงมีหลากหลายมิติ โดยถ้าแยกแบบคร่าวๆ ก็จะมีอยู่ 3 มิติ ดังนี้

2 หัวใจสำคัญ การสื่อสาร ที่เป็นงานสำคัญของหัวหน้า จากที่เคยพูดถึงว่าทักษะสำคัญของหัวหน้าคือการสื่อสาร ซึ่งมีหลากหลายวัตถุประสงค์ ในโพสนี้ ขออธิบายการสื่อสารที่เป็นจุดเริ่มต้นของการทำงาน คือ”การสั่งงาน” ซึ่งดูแล้วเหมือนกับเรื่องง่ายๆ ที่ใครๆก็น่าจะสั่งงานได้ แต่หัวใจสำคัญคือ
2 หัวใจสำคัญ การสื่อสาร ที่เป็นงานสำคัญของหัวหน้า New

จากที่เคยพูดถึงว่าทักษะสำคัญของหัวหน้าคือการสื่อสาร ซึ่งมีหลากหลายวัตถุประสงค์ ในโพสนี้ ขออธิบายการสื่อสารที่เป็นจุดเริ่มต้นของการทำงาน คือ”การสั่งงาน” ซึ่งดูแล้วเหมือนกับเรื่องง่ายๆ ที่ใครๆก็น่าจะสั่งงานได้ แต่หัวใจสำคัญคือ

บทบาทหัวหน้างาน ไม่ได้มีแค่การสั่งแล้วตามจิก หลายคนรู้สึกว่าหัวหน้าไม่เห็นทำงานอะไรเลย ได้แต่สั่งงานแล้วก็ตามงาน แถมหัวหน้าบางคนก็ตามแบบจิกๆ อีกต่างหาก ทำแบบนี้หัวหน้าทำถูกหรือไม่?
ที่นี่เรามาดูหน้าที่หลักๆของหัวหน้าว่าเขาต้องทำอะไรบ้าง
บทบาทหัวหน้างาน ไม่ได้มีแค่การสั่งแล้วตามจิก

หลายคนรู้สึกว่าหัวหน้าไม่เห็นทำงานอะไรเลย ได้แต่สั่งงานแล้วก็ตามงาน แถมหัวหน้าบางคนก็ตามแบบจิกๆ อีกต่างหาก ทำแบบนี้หัวหน้าทำถูกหรือไม่? ที่นี่เรามาดูหน้าที่หลักๆของหัวหน้าว่าเขาต้องทำอะไรบ้าง

Catfish Effect บริหารพนักงานให้แกร่ง จากแรงฮึดเพื่ออยู่รอด Catfish Effect (เอฟเฟกต์ปลาดุก) คือผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการมีคู่แข่งที่มีแข็งแกร่งเข้ามา จนทำให้คู่แข่งที่อ่อนแอ มีการพัฒนาตนเองให้ดีขึ้น
แนวคิดนี้เกิดขึ้นจากอะไร? และนำมาใช้เพื่อกระตุ้นความกระตือรือร้นของพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน ได้อย่างไร? มารู้กันจาก blog นี้
Catfish Effect บริหารพนักงานให้แกร่ง จากแรงฮึดเพื่ออยู่รอด

Catfish Effect (เอฟเฟกต์ปลาดุก) คือผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการมีคู่แข่งที่มีแข็งแกร่งเข้ามา จนทำให้คู่แข่งที่อ่อนแอ มีการพัฒนาตนเองให้ดีขึ้น แนวคิดนี้เกิดขึ้นจากอะไร? และนำมาใช้เพื่อกระตุ้นความกระตือรือร้นของพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน ได้อย่างไร? มารู้กันจาก blog นี้