ประชุมอย่างไร? ให้ไม่เป็นภาระของทีม New

วันที่: 31 ม.ค. 2564 21:45:14     แก้ไข: 20 ก.พ. 2564 20:20:36     เปิดอ่าน: 249     Blogs
การประชุมทีมงาน เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการทำงาน เพราะเป็นช่องทางให้ทีมงาน ทั้งผู้นำและผู้ตามได้มีเวทีในการสนทนาแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เพื่อให้เกิดการตัดสินใจที่รวดเร็ว และจัดการอุปสรรคที่ขวางทางไม่ให้ทีมงานบรรลุเป้าหมาย

แม้ว่าหลายคนจะรู้สึกเบื่อหน่าย เพราะรู้สึกว่าเวลาทำงานหายไป เพราะการประชุมทุกสัปดาห์ก็ตาม แต่ข้อเสียนั่น เป็นเพราะเราประชุมกันไม่ถูกวิธีมากกว่า

ประเด็นจึงอยู่ที่ว่า จะทำอย่างไรให้ประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผมมี guideline ให้ดังนี้ครับ

 
ควรทำ  ไม่ควรทำ
มีกำหนดการ (Agenda)ที่ชัดเจน
เพิ่มวาระการประชุมแบบมิได้นัดหมาย หรือ แตกประเด็นที่ไม่จำเป็น
มีการส่งข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้สมาชิกในทีมศึกษาก่อน 
ไม่เตรียมตัวล่วงหน้า อ่านเอกสาร หรือ ด้นสด ในการประชุม
มาแลกเปลี่ยนความคิดและหาทางแก้ปัญหา
นำสไลด์ หรือ ข้อมูลจำนวนมากมาคุยในที่ประชุม
ใช้เวลา 10-15 นาที บอกที่มาที่ไป และสิ่งที่ต้องตัดสินใจ
ประชุมแบบไร้จุดหมาย หรือคุยในเรื่องที่ไม่จำเป็นต่อการตัดสินใจ 
พยายามฟังและแลกเปลี่ยนความคิดเห็น
ผู้นำครอบงำการประชุม หรือสร้างบรรยากาศแห่งความกล้ว
ใช้คำที่เข้าใจได้ง่าย ตรงกัน
ใช้คำศัพท์ที่คลุมเครือ ยากต่อความเข้าใจ
สรุปผล และขั้นตอนต่อไปที่ต้องทำ (Next Step) 
ไม่สรุปประเด็นว่า ควรทำสิ่งใดต่อ หรือ ต้องจัดการอะไรในครั้งต่อไป
ช่วยกันแบ่ง กำหนดหน้าที่รับผิดชอบ และ deadline ให้ชัดเจน
ผู้นำแจกจ่ายงานด้วยตัวเองทั้งหมด จนคนอื่นๆ ไม่มีส่วนร่วม

นี่เป็นคำแนะนำพื้นฐาน สำหรับการประชุมทีม ในแต่ละสัปดาห์นะครับ โดยทั่วไป พยายามให้เวลาการประชุมอยู่ประมาณ 1 - 1.5 ช.ม. ก็เป็นเวลาที่พอเหมาะครับ และผู้นำควรเป็นคนที่เริ่มเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมและบรรยากาศการประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะถ้าเวลาถูกเผาไปกับการประชุมที่ไม่ได้ผลลัพธ์อะไร

แทนที่การประชุมจะช่วยให้ทีมทำงานได้เร็วขึ้น กลับจะกลายเป็นลูกตุ้มที่ถ่วงขาให้ทีมเดินหน้าทำงานได้ช้า และไม่เต็มที่เปล่าๆ ครับ

บทความโดย

Aniruth Tulsuk (อนิรุทธิ์ ตุลสุข)
Sr. Consultant & Facilitator-CFG 
 
M.A. Industial and Organizaional Psychology, Thammasat University
Former Learning & Development Manager, FMCG/Property
Interesting Areas:
Startup Business, Leadership Development, Behavioral Change,Trait & Personality, Visual Thinking
   

บทความอื่นๆ ที่น่าสนใจ

The Winning GamePlan เกมนี้องค์กรต้องชนะ ในเกมธุรกิจ "ชัยชนะ" เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการเสมอ หนทางสู่ความสำเร็จขององค์กร เกิดจากแผนการเล่นที่เหมาะสม  พร้อมรับทุกสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ไม่ว่าจะผันผวนหรือมีวิกฤตแค่ไหน

The Winning GamePlan คือ แผนการเล่นพิเศษ เพื่อช่วยให้บุคลากรขององค์กร ซึ่งเป็นผู้เล่นคนสำคัญ 
ปรับตัวให้พร้อมกับทุกการเปลี่ยนแปลง และปรับวิธีการทำงาน เพื่อนำไปสู่ "ชัยชนะ" ในแบบที่องค์กรมุ่งหวัง
The Winning GamePlan เกมนี้องค์กรต้องชนะ New

ในเกมธุรกิจ "ชัยชนะ" เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการเสมอ หนทางสู่ความสำเร็จขององค์กร เกิดจากแผนการเล่นที่เหมาะสม พร้อมรับทุกสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ไม่ว่าจะผันผวนหรือมีวิกฤตแค่ไหน The Winning GamePlan คือ แผนการเล่นพิเศษ เพื่อช่วยให้บุคลากรขององค์กร ซึ่งเป็นผู้เล่นคนสำคัญ ปรับตัวให้พร้อมกับทุกการเปลี่ยนแปลง และปรับวิธีการทำงาน เพื่อนำไปสู่ "ชัยชนะ" ในแบบที่องค์กรมุ่งหวัง

Happy New Year 2021 ในปีที่เราพบกับวิกฤติและการเปลี่ยนแปลงแบบที่ไม่เคยพบมาก่อน เราประสบปัญหามากมาย บ้างก็ผ่านมาได้ บ้างก็ยังคงเป็นปัญหาอยู่ Coach For Goal เชื่อว่า ทุกปัญหามีทางแก้เสมอ เพียงแต่เราจะค้นพบทางแก้นั้นเร็วหรือช้า
Happy New Year 2021

ในปีที่เราพบกับวิกฤติและการเปลี่ยนแปลงแบบที่ไม่เคยพบมาก่อน เราประสบปัญหามากมาย บ้างก็ผ่านมาได้ บ้างก็ยังคงเป็นปัญหาอยู่ Coach For Goal เชื่อว่า ทุกปัญหามีทางแก้เสมอ เพียงแต่เราจะค้นพบทางแก้นั้นเร็วหรือช้า

เรื่องราวของ Kodak ถูกนำมาโพสผ่านหน้าสื่อต่างๆ อีกครั้ง เรื่องราวของ Kodak ถูกนำมาโพสผ่านหน้าสื่อต่างๆ อีกครั้ง
.
ผมจำได้ว่าในช่วง 10 กว่าปีหลัง 
เรื่องราวของ Kodak มักถูกนำเสนอในแง่มุมของการเปลี่ยนแปลง  ทางธุรกิจเสมอ (Change)  ว่า Kodak เป็นสัญลักษณ์ ความเสื่อมถอย ล้าหลัง ปรับตัวไม่ทันจนตกยุค และหมดสภาพธุรกิจที่เคยรุ่งเรืองในอดีต (พอๆกับโนเกีย)
เรื่องราวของ Kodak ถูกนำมาโพสผ่านหน้าสื่อต่างๆ อีกครั้ง

เรื่องราวของ Kodak ถูกนำมาโพสผ่านหน้าสื่อต่างๆ อีกครั้ง . ผมจำได้ว่าในช่วง 10 กว่าปีหลัง เรื่องราวของ Kodak มักถูกนำเสนอในแง่มุมของการเปลี่ยนแปลง ทางธุรกิจเสมอ (Change) ว่า Kodak เป็นสัญลักษณ์ ความเสื่อมถอย ล้าหลัง ปรับตัวไม่ทันจนตกยุค และหมดสภาพธุรกิจที่เคยรุ่งเรืองในอดีต (พอๆกับโนเกีย)

เรื่องเล่าบนแท็กซี่ ภาค 3 เรื่องเล่าบนแท็กซี่ ภาค 3
.
หลังหยุดยาว ก็เป็นปกติที่จำนวนรถบนท้องถนนจะหนาแน่นเป็นพิเศษ
.
เช่นเคย ผมยังคงนั่งแท็กซี่ไปทำงานเป็นปกติ
.
เพราะการเรียกแท็กซี่ในปัจจุบันไม่ได้ลำบากเหมือนแต่ก่อนแล้ว แค่เรากดมือถือ ก็มารับถึงหน้าบ้านได้เลย อีกทั้ง สะดวกดี ไม่ต้องหาที่จอด และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ สามารถทำอะไรกลายๆ อย่าง ระหว่างการเดินทาง
เรื่องเล่าบนแท็กซี่ ภาค 3 New

เรื่องเล่าบนแท็กซี่ ภาค 3 . หลังหยุดยาว ก็เป็นปกติที่จำนวนรถบนท้องถนนจะหนาแน่นเป็นพิเศษ . เช่นเคย ผมยังคงนั่งแท็กซี่ไปทำงานเป็นปกติ . เพราะการเรียกแท็กซี่ในปัจจุบันไม่ได้ลำบากเหมือนแต่ก่อนแล้ว แค่เรากดมือถือ ก็มารับถึงหน้าบ้านได้เลย อีกทั้ง สะดวกดี ไม่ต้องหาที่จอด และสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ สามารถทำอะไรกลายๆ อย่าง ระหว่างการเดินทาง

บริดเจอร์ วอล์คเกอร์ คือใคร? บริดเจอร์ วอล์คเกอร์ คือใคร?
.
ชื่อของ บริดเจอร์ วอร์คเกอร์ (Bridger Walker) อาจไม่คุ้นหูผู้อ่าน
.
แต่ถ้าผมบอกว่า เขา คือ เด็กน้อยคนหนึ่งที่ปกป้องน้องสาววัย 4 ขวบของตนจากสุนัขที่แสนดุ ด้วยเอาตัวเข้าไปบังเธอ จนตัวเองโดนกัดเป็นแผลเหวอะหวะไปหมด 
.
ผมเชื่อว่าทุกคนต้องร้อง อ๋อ! ทันที
.
เขาคือ เด็กวัย 6 ขวบ คนนั้น
บริดเจอร์ วอล์คเกอร์ คือใคร?

บริดเจอร์ วอล์คเกอร์ คือใคร? . ชื่อของ บริดเจอร์ วอร์คเกอร์ (Bridger Walker) อาจไม่คุ้นหูผู้อ่าน . แต่ถ้าผมบอกว่า เขา คือ เด็กน้อยคนหนึ่งที่ปกป้องน้องสาววัย 4 ขวบของตนจากสุนัขที่แสนดุ ด้วยเอาตัวเข้าไปบังเธอ จนตัวเองโดนกัดเป็นแผลเหวอะหวะไปหมด . ผมเชื่อว่าทุกคนต้องร้อง อ๋อ! ทันที . เขาคือ เด็กวัย 6 ขวบ คนนั้น

“จงตั้งเป้าหมายไว้ที่ดวงจันทร์ เพราะถึงแม้ว่าคุณจะไปไม่ถึง คุณก็ยังได้อยู่ท่ามกลางหมู่ดาว” “จงตั้งเป้าหมายไว้ที่ดวงจันทร์ เพราะถึงแม้ว่าคุณจะไปไม่ถึง คุณก็ยังได้อยู่ท่ามกลางหมู่ดาว”
.
ผู้อ่านหลายคน คงเคยได้ยินคำคมนี้ผ่านหูกันนะครับ
ผมเองได้ยินคำพูดนี้ครั้งแรกจากโฆษณาชุดหนึ่งนานมาแล้วครับ
ต้องขออภัยจริงๆที่จำไม่ได้ว่าเป็นโฆษณาตัวไหน
.
คำพูดสุดคลาสสิกนี้ เป็นวาทะของเลส บราวน์ (Les Brown) นักพูดสร้างแรงบันดาลใจ และนักการเมืองของอเมริกา โดยมุ่งหมายให้คนทุกคน กล้าที่จะฝัน กล้าที่จะทำ
.
“จงตั้งเป้าหมายไว้ที่ดวงจันทร์ เพราะถึงแม้ว่าคุณจะไปไม่ถึง คุณก็ยังได้อยู่ท่ามกลางหมู่ดาว” New

“จงตั้งเป้าหมายไว้ที่ดวงจันทร์ เพราะถึงแม้ว่าคุณจะไปไม่ถึง คุณก็ยังได้อยู่ท่ามกลางหมู่ดาว” . ผู้อ่านหลายคน คงเคยได้ยินคำคมนี้ผ่านหูกันนะครับ ผมเองได้ยินคำพูดนี้ครั้งแรกจากโฆษณาชุดหนึ่งนานมาแล้วครับ ต้องขออภัยจริงๆที่จำไม่ได้ว่าเป็นโฆษณาตัวไหน . คำพูดสุดคลาสสิกนี้ เป็นวาทะของเลส บราวน์ (Les Brown) นักพูดสร้างแรงบันดาลใจ และนักการเมืองของอเมริกา โดยมุ่งหมายให้คนทุกคน กล้าที่จะฝัน กล้าที่จะทำ .